The rules for writing the Service Book or Service Register of Government officers and employees are given as follows…
- The record of the entire tenure of the employee shall be kept in the service book. Every entry must be attested by the head of the office. The head of the office is also responsible for ensuring that no entry is crossed out or erased or overwritten.
- Two copies of the service book must be kept. One in the office and one with the government employee. The government employee will submit his copy to the office every year in January for updating it. The office must return the copy to the employee within 30 days of submission. If the employee loses his copy, he will have to pay Rs. 500/- for a second copy. Rule 288(1) to 288(5) of GFR 2017.
- From the date of implementation of General finance rules 2017, this duplicate copy of service book should be made available to every existing regular employee within six months and to new appointee teachers within 1 month.
- It is mandatory for every head of office to keep a digital copy of the service book. So that in case of loss or damage of the original copy of the service book, the record of the employee remains safe.
- It is mandatory to show the service book to the employee every year and take his signature on it. The head of the office will give a certificate to his higher officials every year that this has been done.
- Places designated for entry in the service book: Outer page: Date of birth, educational qualification, technical qualification, reference to caste certificate.
Column 11: Entry of home address and special leave like study leave, maternity leave, paternity leave. Entries like salary fixation, probation period, confirmation, penalty, etc. will be made on the inside pages of the service book. Column 2: date of appointment, Column 4: post, scale, office name (where employed), Column 3: date of increment, Column 7: entries of leave record.
- When every employee gets to see and sign his service book every year as per rules, he can ensure that all the above entries are correct.
- It is compulsory to maintain a service book register in every office, in which all the entries in the service books for coming and going to the office will be made. A record will be maintained.
- The service book of a retired employee will be kept on record for at least three years.
सरकारी अफसर तथा कर्मचारियों के Service Book सेवा पुस्तिका या सेवा-पंजी का लेखन करने के नियम निम्नप्रकार से बताये गए है…
- कर्मचारी के सारे कार्यकाल का रिकॉर्ड सर्विस बुक में रखा जाएगा । हर एंट्री को आफिस के head द्वारा attest किया जाना अनिवार्य है , किसी entry का काटा या मिटाया न जाना overwriting न होने की जिम्मेदारी भी आफिस के head की होती है।
- सर्विस बुक की दो कॉपी रखी जानी चाहिए । एक कार्यालय में , एक सरकारी कर्मचारी के पास , हर साल जनवरी में सरकारी कर्मचारी अपनी कॉपी update करने के लिए कार्यालय में जमा कराएगा। जमा करने के 30 दिन के भीतर आफिस द्वारा कर्मचारी की कॉपी को वापिस करना अनिवार्य है । यदि कर्मचारी अपनी कॉपी खो देता है तो उसे दूसरी कॉपी के लिए 500/ – रुपये देने पड़ेंगे। Rule 288(1) से 288 (5) of GFR 2017.
- General finance rules 2017 के implement होने की तिथि से , ये duplicate सर्विस बुक की कॉपी हर एक existing reguler employee को छह महीनों में एवं new appointee शिक्षकों को 1 माह के भीतर मिल जानी चाहिए।
- प्रत्येक head of office के लिए सर्विस बुक की digital copy रखना अनिवार्य है । ताकि सर्विस बुक की मूल प्रति खोने या नुकसान होने पर कर्मचारी का रिकॉर्ड सुरक्षित रहे।
- हर साल कर्मचारी को उसकी सर्विस बुक दिखाया जाना और उस पर उसके sign लेना अनिवार्य है ,इसका प्रमाणपत्र आफिस का head अपने उच्च अधिकारियों को हर साल देगा कि ऐसा किया गया है।
- सर्विस बुक में entry के लिए नियत स्थान : बाहरी पृष्ठ : जन्म तिथि , educational qualification, तकनीकी योग्यता, जाति प्रमाणपत्र का संदर्भ ।
कॉलम 11: घर के पता और special लीव जैसे study leave , maternity leave , paternity leave की एंट्री। सर्विस बुक के अंदर के pages पर salery fixation, probation period ,confermation, penalty , आदि entries की जाएंगी । कॉलम 2: date of appointment , कॉलम 4: post, स्केल, office name ( जंहा कार्यरत है ) कॉलम 3: date of increamet , कॉलम 7 : लीव रिकॉर्ड की entries.
- हर कर्मचारी को हर साल जब नियमानुसार सर्विस बुक देखने और sign करने को मिले तो वो अपनी उपरोक्त सभी entries का ठीक होना पक्का कर सकता है ।
- हर आफिस में एक service book register maintain करना compulsory है , जिसमें सभी service books के ऑफिस से आने जाने की entry की जाएंगी । रिकॉर्ड रखा जाएगा।
- एक retired employee की सर्विस बुक को कम से कम तीन साल तक रिकॉर्ड में रखा जाएगा ।